Factura electrónica obligatoria: fechas definitivas (2027 y 2028) y qué cambia

Conviven dos obligaciones con calendarios diferentes, y es fácil mezclarlas. Esta tabla resume las fechas según la normativa publicada a octubre de 2026:

A todas las empresas y profesionales establecidos en España en sus operaciones con otras empresas y profesionales (B2B). Las facturas a consumidores finales no entran en esta obligación. El calendario depende del volumen de operaciones del año anterior: más de 8 millones, primero; el resto, un año después. Los autónomos que facturan a empresas están incluidos en el segundo grupo.

La norma de fondo es la Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece. El Real Decreto 238/2026, en vigor desde el 20 de abril de 2026, desarrolló cómo debe funcionar el sistema, y la Orden HAC/1028/2026 reguló la solución pública de la Agencia Tributaria y activó el cómputo de los plazos.

Cambian dos cosas. La primera, el formato: una factura en PDF enviada por correo no es una factura electrónica a estos efectos. Hay que emitirla en un formato estructurado que un programa pueda leer sin intervención (los formatos reconocidos incluyen Facturae, UBL, CII y EDIFACT) y enviarla por una plataforma privada o por la solución pública de la Agencia Tributaria.

La segunda, el seguimiento: cada factura tendrá un ciclo de vida con estados que hay que comunicar electrónicamente, como la aceptación o el rechazo y el pago. El objetivo es combatir la morosidad, porque la Administración podrá conocer cuándo se paga cada factura.

En la práctica, necesitas un programa de facturación capaz de generar facturas en formato estructurado, enviarlas por una plataforma admitida, recibir las de tus proveedores en ese mismo formato y comunicar los estados de pago. La mayoría de programas de facturación del mercado español (Holded, Odoo con su localización, Sage, a3 y otros) están adaptándose; lo prudente es preguntar a tu proveedor por escrito cómo y cuándo lo cumplirá.

Si emites pocas facturas, la solución pública gratuita de la Agencia Tributaria puede bastarte. Si emites o recibes muchas, te interesa que el sistema esté integrado con tu contabilidad para no duplicar trabajo.

Verifactu es otra obligación, regulada por el Real Decreto 1007/2023 y con fechas posteriores modificadas: exige que el software de facturación genere un registro de cada factura que no se pueda alterar y que, si se elige esa modalidad, se envíe a la Agencia Tributaria en el momento. Afecta a quien usa un programa para facturar, aunque sus clientes sean consumidores. Las empresas que ya están en el Suministro Inmediato de Información (SII) quedan fuera.

Resumiendo: Verifactu controla cómo se generan las facturas en tu programa (desde 2027); la factura electrónica B2B controla cómo se intercambian y se pagan entre empresas (desde octubre de 2027 o 2028). Un buen programa de facturación debería cubrir las dos.

La factura electrónica estructurada es, sobre todo, una oportunidad de dejar de teclear. Cuando todas las facturas de tus proveedores lleguen en un formato que un programa lee sin ayuda, registrarlas en la contabilidad podrá ser automático. Hasta que llegue la obligación, sigue habiendo PDFs y papel, y ahí la lectura con OCR e IA hace el mismo trabajo: extrae los datos, comprueba importes y duplicados y los registra.

Una gestoría de Sevilla con 80 clientes redujo así un 90% su tiempo de entrada de datos (ver el caso). Lo explicamos en automatizar facturas con IA.

Haz tres preguntas a tu proveedor de software y pide la respuesta por escrito: si cumple ya Verifactu o en qué fecha lo hará, si podrá emitir y recibir factura electrónica estructurada y comunicar estados de pago antes de tu fecha de obligación, y si se integra con la plataforma pública o con plataformas privadas. Si alguna respuesta es vaga, empieza a mirar alternativas este año, no en el último trimestre.

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Bien aprovechada, esta obligación ahorra dinero. Las facturas que llegan en formato estructurado se registran solas, sin teclear ni errores. Los estados de pago visibles ayudan a cobrar antes, porque el cliente que no paga queda registrado. Y tener la facturación digitalizada de punta a punta facilita automatizar lo siguiente: conciliación bancaria, informes de tesorería o recordatorios de cobro.

No esperes a la última fecha. Con lo que ya se sabe, estos pasos te dejan preparado con tiempo:

Pensemos en una distribuidora de 15 personas que factura 3 millones al año, emite unas 400 facturas al mes y recibe otras 250 de proveedores. Para Verifactu, al ser una sociedad, su programa de facturación debe cumplir desde el 1 de enero de 2027. Para la factura electrónica B2B, al estar por debajo de 8 millones, le toca el 6 de octubre de 2028: desde esa fecha, todas sus facturas a clientes empresa deberán emitirse en formato estructurado y comunicar su estado de pago.

Lo sensato para ella es elegir en 2026 un programa que cumpla ambas obligaciones, migrar con calma antes de 2027 y aprovechar el cambio para automatizar la entrada de las 250 facturas de proveedor, que hoy alguien teclea. Cuando llegue octubre de 2028, el cambio será un trámite. Es un ejemplo ilustrativo, pero el razonamiento sirve para cualquier pyme.

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